Nos actions au service d’une stratégie informatique et numérique globale

L’usager·e reste au cœur de la réflexion de tous les projets de Bruxelles ConnectIT. À cet effet, deux projets ont notamment été menés : la plateforme de gestion de la relation client·e et le SAP Régional.

Transparence du processus de gestion d’une demande d’un·e usager·e

Une plateforme de gestion de la relation client·e (ou CRM) utilisant la technologie Salesforce a été élaborée en partenariat avec le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB). Cette plateforme rapproche les administrations régionales et les usager·e·s, en toute transparence.

En effet, il est désormais possible pour un·e usager·e de suivre une demande adressée à un organisme public régional via la plateforme et d’être informé·e à chaque étape de la procédure. De nombreux projets sont définis et seront implémentés sur cette plateforme. Quatre d’entre eux sont déjà en cours :

• Le projet « ADIL », en partenariat avec Bruxelles Logement, dont la phase 1 est déjà en production. Le projet a pour but, sur base d’une demande d’un·e citoyen·ne, de regrouper les informations récoltées via les sources authentiques afin d’établir les allocations de loyer ;

• le projet « Taxi », gère en back-office les client·e·s externes de la direction Transport de personnes de Bruxelles Mobilité ;

• le projet « homologation des véhicules », qui permettra de gérer toutes les demandes d’homologation des véhicules émanant des garagistes ou des particuliers. Ce projet est réalisé en collaboration avec Bruxelles Mobilité ;

• le projet « FEDER », qui alloue des fonds européens pour la réalisation de projets spécifiques. Grâce à la plateforme, la direction FEDER de Brussels International pourra directement vérifier les différentes demandes de financement des projets.

Gestion centralisée des processus internes

Connaissez-vous la plateforme SAP Régional ? Celle-ci permet la gestion centralisée de tous les processus internes d'un service public. À ce jour, 14 organismes bruxellois, dont le SPRB, sont présents sur cette plateforme et l’ambition est qu’à terme, l’ensemble des administrations régionales l’utilisent.

Pourquoi utiliser SAP Régional ?

Centralisation des données, homogénéité des processus, mise à disposition d’une base de données uniformisée des prestataires, réutilisation des données pour d’autres obligations légales, gain de temps et économies d’échelle… Les avantages de SAP Régional sont nombreux.

En 2021, suite à l’ajout d’un module relatif à la gouvernance des données, les utilisateurs et utilisatrices gèrent et contrôlent désormais les données signalétiques (coordonnées, n°BCE, etc.) des fournisseurs et des client·e·s de l’ensemble des organismes régionaux présents sur la plateforme. Un autre module, intitulé SAP FC et également implémenté en 2021, a permis de simplifier et d’automatiser le travail de consolidation des comptes des organismes intégrés à la plateforme.

De plus, les différentes configurations ont démarré en 2021 pour pouvoir inclure d’autres organismes dans la plateforme SAP Régional : la Commission communautaire française (COCOF), le CIRB, IRISteam et citydev.brussels. Ils seront intégrés au 01.01.2022 (COCOF) et au 01.01.2023 (CIRB, IRISteam et citydev.brussels).

Les objectifs 2022

En plus de finaliser l’intégration du CIRB, d’IRISteam et de citydev.brussels à la plateforme SAP Régional, un ambitieux projet d’activation des modules SAP EAM (Enterprise Asset Management) permettra à Bruxelles Mobilité de disposer d’outils de gestion et de planification de la maintenance de ses équipements.

Associées au module SAP RE (Real Estate) en voie d’implémentation auprès de citydev.brussels, ces fonctionnalités seront pleinement réutilisées lors de l’intégration du Port de Bruxelles dans le SAP Régional, fixée au 01.01.2024.

De surcroît, un projet de centralisation des processus de paie, nommé SAP Payroll, est en cours de développement au sein du SPRB.

SAP Payroll permettra de centraliser la gestion de la paie et des activités liées à celle-ci pour les administrations du SPRB, urban.brussels et talent.brussels. Le SAP Payroll est considéré comme le prérequis pour mettre en place une plateforme régionale globale liée à la gestion de la paie, ouverte à toutes les entités régionales.

openbudget.brussels est un cadastre des dépenses publiques dans le cadre des marchés publics et des subventions de la Région bruxelloise, développé par easy.brussels, l’agence bruxelloise de simplification administrative de Bruxelles ConnectIT, en partenariat avec le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB).

La transparence, un gage de confiance

Chaque année, la Région de Bruxelles-Capitale investit des centaines de millions d’euros. Ces dépenses sont divisées en différentes catégories : les marchés publics, les subventions, les primes, les études, les frais liés aux ressources humaines...

En mai 2019, la Région a souhaité rendre ses administrations plus transparentes en adoptant les décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de l’administration dans les institutions bruxelloises. Des inventaires des marchés publics et des subventions octroyées sont ainsi publiés chaque année par les administrations.

Depuis le 29 mai 2021, la plateforme openbudgets.brussels permet de consulter toutes les données de ces inventaires : dépenses réalisées pour les travaux de rénovation des tunnels, subventions aux ASBL sportives, primes Covid, subsides aux entreprises pour l’innovation… openbudgets.brussels est une vraie mine d’informations ! Qui plus est, toutes ces données sont en Open Data, permettant leur réutilisation.

Les montants investis dans le cadre des marchés publics et des subventions

Les données reprises dans les tableaux d’openbudgets.brussels sont organisées de la manière suivante :

• Nom de l’organisation publique ;

• Allocation de base ;

• Année concernée ;

• Code BCE du bénéficiaire – qui permet de consulter la fiche de l’entreprise concernée directement sur le site même de la Banque Carrefour des entreprises ;

• Nom du ou de la bénéficiaire ;

• Montant payé (EUR).

De plus, les données peuvent être filtrées selon :

• le nom de l’organisation publique ;

• l’année ;

• la forme légale du bénéficiaire ;

• le code postal du bénéficiaire ;

• le Ministre en charge de la dépense.

Enfin, les subventions sont classées en fonction de leur type : organiques, facultatives ou règlementaires.

Les objectifs 2022

L’ambition est que toutes les dépenses publiques dans le cadre des marchés publics et des subventions soient regroupées sur la plateforme openbudgets.brussels. C’est pourquoi les 19 administrations communales bruxelloises seront également invitées à y intégrer leurs données.

De plus, 2022 sera également l’année de pérennisation de l’automatisation de la remontée des données disponibles dans la plateforme SAP Régional, qui permet la gestion centralisée de tous les processus internes d'un service public. Toutes les données relatives aux dépenses dans le cadre de marchés publics et subventions encodées dans la plateforme SAP sont automatiquement visibles sur openbudgets.brussels : plus besoin de traitement des données ou d’attente de mises à jour, tout se fait automatiquement.

Enfin, les données relatives aux dépenses des administrations régionales réalisées en 2021 dans le cadre des marchés publics et subventions seront également ajoutées à openbudgets.brussels.

Après une longue et intense préparation démarrée en 2020 et le déménagement du dépôt d’archives régional durant le 1^er trimestre 2021, les agents du Service régional des Archives de Bruxelles ConnectIT ont posé leurs valises :

• fin mars 2021 à la Silver Tower ;

• le 1^er juillet 2021 dans le bâtiment TIR.

L’équipe est répartie sur deux espaces, selon les besoins et missions de chacun·e.

Comme son nom l’indique, ce service s’occupe de l’ensemble des archives régionales bruxelloises. Cela signifie qu’un espace suffisamment grand et adapté à la conservation de documents était nécessaire. En effet, mises bout à bout, les archives conservées s’étendraient sur plus d’une vingtaine de kilomètres, sans compter les ajouts de documents externes au SPRB encore attendus.

Les missions du Service régional des Archives

Accompagner les usager·e·s dans la consultation, la gestion, la destruction de leurs documents n’est qu’un pan des missions du Service des Archives. Il est notamment chargé :

• de conserver en bon état et en bon ordre les archives définitives (conservées pour l’éternité) des SPRB, cabinets, OIP et autres services relevant de l’autorité du gouvernement ;

• de répondre favorablement ou non à leurs demandes relatives à la destruction ou au traitement de leurs archives.

Le bâtiment TIR

Réparti sur près de 7400m², le bâtiment TIR a permis, après travaux de rénovation, d’accueillir les archives régionales. Localisé à l’Avenue du Port n°104-106 à 1000 Bruxelles, il a dû respecter certaines normes pour la conservation optimale des documents. Par exemple, les documents sur support papier à conserver pour l’éternité doivent idéalement, tout en évitant les variations de température trop importantes, être conservés dans un local dont :

• la température oscille entre 16°C et 20°C ;

• le taux d’humidité relative se situe entre 45% et 55%.

Le bâtiment TIR compte une trentaine de magasins d’archives, qui sont autant de locaux destinés à la conservation des documents. Comme mentionné plus haut, en 2021, plus de 20 000 mètres linéaires d’archives y étaient entreposés.

Depuis le 30 septembre 2020, toutes les demandes adressées au Service des Archives sont encodées dans SSP, soit directement par les usager·e·s, soit par un membre du personnel du Service régional des Archives lorsque la demande émane d’un organisme externe au SPRB ou d’un·e citoyen·ne. 438 demandes ont été encodées dans SSP en 2021. Les demandes principales concernent :

• des consultations ;

• des (ré)insertions ;

• des versements ;

• des fournitures de matériel spécifiques.